Carte de correspondance : description et conseils d’impression

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Considérée comme un savant mélange de la carte de visite et du papier à lettres, la carte de correspondance est elle aussi un support de communication aux atouts multiples. Cet outil de communication grâce auquel un professionnel peut transmettre à ses collaborateurs ou ses partenaires d’affaires un message manuscrit présente diverses caractéristiques grâce auxquelles le destinataire peut entrevoir les traits de personnalité de l’émetteur. Pour en savoir plus sur la carte de correspondance et les critères à respecter durant son impression, parcourez cet exposé.

La carte de correspondance, qu’est-ce que c’est ?

Encore appelée carton de correspondance, la carte de correspondance est par définition un outil qui permet à un professionnel (ou un particulier) d’écrire et ensuite transmettre un message manuscrit.

Contrairement au papier à lettres qui est conçu à partir d’un léger grammage, la carte de correspondance est conçue avec un rigide et épais papier. L’on pourra en d’autres termes définir la carte de correspondance comme étant un support de communication qui permet de transmettre dans un cadre privé ou professionnel, un message manuscrit. Grâce à ses caractéristiques qui se trouvent à mi-chemin entre la carte de visite et le papier à lettres, elle permet par ailleurs de communiquer l’identité de la personne qui l’envoie. Pour pouvoir en outre offrir une bonne image de l’entreprise, il est conseillé de concevoir avec soin ce support de communication. Pour la faire imprimer, il faudra alors se tourner vers des professionnels reconnus ou se rendre sur des plateformes comme https://www.limprimeriegenerale.com/.

Utilité de la carte de correspondance

Beaucoup plus utilisée dans le domaine professionnel que dans le cadre privé, la carte de correspondance contribue en général à la transmission d’une accroche dont le but est d’informer les partenaires ou les clients privilégiés.

Lorsqu’elle est adressée à ces derniers, cette carte leur permet de se rendre compte de l’attention particulière dont ils font l’objet. L’on pourra également utiliser ce support de communication pour informer les clients du lancement de nouveaux produits ou d’une nouvelle offre adaptée à leurs besoins. Même si le recours à ce support de communication est assimilé dans de nombreux cas à de la publicité, il est plutôt question d’une marque d’élégance.

L’on se sert généralement de la carte de correspondance pour faire comprendre à un client l’importance de la cordiale relation qu’il entretient avec l’entreprise sur le plan professionnel. Tout en gardant l’identité visuelle de la société, cette carte peut par ailleurs permettre d’ajouter à un cadeau ou un courrier, un message d’accompagnement. Le professionnel qui l’envoi n’aura dans ce cas plus à perdre du temps à rédiger une lettre. Il importe en outre de préciser que ce type de carte n’est pas uniquement réservé à un usage professionnel. L’on pourra donc l’utiliser durant l’envoi d’un bouquet de fleurs ou d’un cadeau. Dans ce cas, il s’agira d’une carte de correspondance personnelle. Puisqu’il peut être utilisé aussi bien dans un cadre personnel que professionnel, le carton de correspondance véhicule bien évidemment l’image de la personne qui y a recours. Pour ce faire, il est recommandé de soigner la qualité de son impression.

Principales caractéristiques de la carte de correspondance professionnelle

Certains membres du personnel d’une entreprise peuvent utiliser les cartes de correspondances dans le but d’ajouter un message manuscrit aux courriers qu’ils envoient. Il peut par exemple être question de :

  • Une note explicative brève ;
  • Un texte informel destiné à un client privilégié.

Pour ce faire, il importe que la carte en question dispose d’une zone blanche plutôt large sur laquelle l’on pourra écrire le message et ainsi humaniser les relations. Toutefois, pour véhiculer une bonne image de l’entreprise et permettre à cette dernière d’être identifiée très rapidement, l’idéal est de customiser la carte de correspondance avec son logo et ses coordonnées.

Contenu du texte de la carte de correspondance

Le contenu textuel que l’on imprime sur une carte de correspondance se doit d’être bref. Il devra également se limiter essentiellement aux informations de contact ainsi qu’à celles généralistes. Il faudra donc n’y faire figurer que des détails tels que :

  • Le nom de la société ;
  • L’adresse de la société ;
  • Ses coordonnées téléphoniques ;
  • L’URL de son site web ;
  • Son mail.

Il est par ailleurs conseillé de prendre garde à ne pas la surcharger, puisque le plus important demeure ici le message personnalisé. Le destinateur devra toutefois être en mesure de vous recontacter sans difficulté une fois qu’il a reçu et lu le message qui figure sur la carte de correspondance.

L’image de l’entreprise

En dehors des différentes informations institutionnelles indiquées sur la carte de correspondance, le professionnel devra aussi ajouter plusieurs éléments qui correspondent à l’image qu’il veut montrer. Pour ce faire, le logo de l’entreprise est en général repris de manière discrète. Pour une communication adaptée, il est par ailleurs recommandé de respecter la charte graphique de la société, notamment durant le choix de la typographie et des couleurs. Tout en permettant d’être cohérent, cela facilite aussi l’identification de la société.

Réussir l’impression d’une carte de correspondance

Avant l’impression en ligne ou l’impression sur place d’une carte de correspondance, il importe de prendre en considération plusieurs éléments afin de pouvoir disposer par la suite d’une carte de correspondance soignée et de qualité. Au nombre de ces éléments, l’on pourra citer par exemple :  

  • Les dimensions à respecter durant l’impression ;
  • Le choix du type de papier.

Les dimensions à respecter

Dans la mesure où la carte de correspondance doit être assez étendue pour pouvoir contenir le message manuscrit du professionnel qui l’utilise, son format standard correspond sensiblement à 210 mm x 99 mm. Il s’agit pratiquement du tiers d’un papier A4 standard dont le découpage a été effectué dans le sens de la longueur. Grâce à ce format standard, la carte permettra de disposer de la place nécessaire pour écrire un message de plusieurs lignes.  

Elle se prêtera alors aisément à des échanges entre les collaborateurs d’une entreprise ou avec des interlocuteurs extérieurs. Toutefois, afin de se démarquer de leurs concurrents, certaines entreprises ou sociétés optent pour des formats beaucoup plus personnalisés. Peu importe le type de format choisi, il est en outre indispensable d’effectuer avec soin le choix du papier que l’on utilise pour l’impression en ligne. L’on aura ainsi l’assurance de disposer d’un support de communication d’une qualité indéniable.

Le choix du type de papier

Étant donné que la carte de correspondance est en général imprimée pour des occasions particulières, il est important que le papier utilisé pour cette impression soit de bonne qualité.

En dehors des classiques papiers comme le 350 g et le 250 g en mat et demi mat (le grammage élevé augmente le côté qualitatif), l’on peut aussi porter son choix sur des papiers de création ou du papier recyclé comme le cyclus print par exemple.

Puisque pour une occasion exceptionnelle, il est préférable de disposer d’un papier exceptionnel, les papiers de création seront ici un véritable atout. En fonction de vos exigences et de l’image que vous voulez donner de votre entreprise, vous pourrez effectuer votre choix entre du papier ;

  • Blanc doré ;
  • Argenté ;
  • Iridescent ;
  • Rives tradition.

Notons par ailleurs que la charte graphique de votre entreprise peut dans certains cas ne pas être adaptée au papier que vous choisirez. Les papiers blanc doré et argenté n’ont par exemple pas une texture et une couleur qui s’accordent avec des chartes strictes. Dans ce cas, il faudra alors changer le papier choisi et se tourner vers un autre qui convient mieux.

Les informations qui devront figurer sur la carte

Comme indiqué plus haut, les cartes de correspondance doivent comporter divers éléments graphiques propres à la société qui souhaite réaliser leur impression. Au nombre de ces éléments graphiques, l’on évoquera par exemple le logo, les coordonnées et le nom de l’entreprise. Pour pouvoir en outre réaliser au mieux l’impression de ce support de communication, n’hésitez pas à vous adresser à un graphiste expérimenté afin d’obtenir les conseils dont vous avez besoin.

 

Stéphane

Stéphane

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